Riktlinjer för hantering av föreningars status

När en förening inte längre kan välja en styrelse är det viktigt att hantera föreningens medlemmar och tillgångar på ett korrekt sätt. Syftet är att säkerställa medlemmarnas rättigheter, möjliggöra en eventuell återstart av verksamheten och följa förbundets stadgar samt gällande regler och rutiner.

Vilande

För att en förening ska kunna bli vilande, bildande av arbetsgrupp, sammanslås eller avvecklas krävs:

Godkännande från distriktet.
Ett årsmöte i föreningen där man konstaterar att det inte går att välja en styrelse.

Checklista innan beslut om vilande förening

Innan beslut fattas om att göra föreningen vilande bör följande frågor besvaras och åtgärder vidtas:

Är alla medlemmar i föreningen informerade om situationen och har de fått chans att engagera sig i att hålla verksamheten vid liv?
Kan ledamöter från distriktet gå in i styrelsen för att hålla den levande?
Har externa resurser, exempelvis distriktet eller förbundet, kontaktats för stöd?
Har det undersökts om det finns medlemmar som är villiga att ta över föreningens verksamhet?
Om det finns engagerade medlemmar, men som saknar erfarenhet eller är osäkra, bör de erbjudas stöd och utbildning för att ta styrelseuppdrag.

Roller och ansvar

Föreningen blir vilande

Informera distriktet: Föreningen ska informera distriktet om att det kan vara svårt att hitta styrelse till föreningen och se om ni tillsammans kan arbeta för en eventuell hopslagning med annan förening eller hjälp med att hitta nya förtroendevalda.

Hålla årsmöte: Föreningen ska hålla ett årsmöte där beslut om att föreningen blir vilande, arbetsgrupp bildas, sammanslås eller avvecklas fattas.

Beslutet och årsmötesprotokollet skickas till distriktet som meddelar förbundskansliet.

Arbetsgrupp i vilande förening

När en förening inte längre har en styrelse kan årsmötet utse en arbetsgrupp. Det innebär att föreningen blir vilande, men kan fortsätta ha lokal verksamhet. Arbetsgruppen arbetar tillsammans med distriktet för att bedriva aktiviteter.

Arbetsgruppen har möjlighet att ansöka om medel hos distriktet för medlemsverksamhet.
Arbetsgruppen arbetar för att göra föreningen aktiv, det vill säga att genom årsmöte välja en styrelse.
Rutiner, arbetssätt och ekonomiska förutsättningar utformas tillsammans med distriktet.

Sammanslagning av föreningar

När föreningar ska slås samman behövs godkännande från inblandade föreningarnas årsmöte, samt ett godkännande från distriktets styrelse.

På föreningarnas årsmöte ska det fattas beslut om hur tillgångar och skulder ska fördelas samt hur verksamhet ska bedrivas. Distriktsstyrelsen kan besluta om lösningar som tillgodoser medlemmarnas intressen under tiden sammanslagning av föreningar genomförs.

Distriktets ansvar vid vilande förening eller arbetsgrupp

Förvalta föreningens tillgångar

Distriktet tar över föreningens tillgångar. Pengarna överförs från föreningens bankkonto till distriktet på ett särskilt upprättat konto.
Om medlemmar flyttas till en annan förening placeras årets medlemsintäkt i den nya föreningen.
Avsluta föreningens bankkonto.
Ta över och ansvara för dokumentation, inventarier och arkivering.

Förvalta medlemmar

Informera de berörda medlemmarna i föreningen att den har blivit vilande och att de kan välja att flytta sitt medlemskap till en annan förening.
Erbjud medlemmarna i den vilande föreningen aktiviteter, genom att tipsa om närliggande föreningars eller distriktets verksamhet.
Säkerställ att medlemmarna kontinuerligt får information om möjligheten att återstarta föreningen, minst 2 gånger om året, i syfte att återstarta föreningens verksamhet.
Genomföra ett årligt möte för föreningen för att ge medlemmarna möjlighet att välja en ny styrelse, i syfte att återstarta föreningens verksamhet.

Hur distrikten flyttar medlemmar

Besluta i distriktets styrelse om flytt av medlemmar.
Informera medlemmar om föreslagen förening baserad på medlemmens geografiska plats och informera om föreningens verksamhet. Förbundskansliet kan vara behjälplig med utskicket och flytten av medlemmarna.
Meddela förbundskansliet om flytten så att:
Hemsidan kan stängas ner.
Förtroendevalda avregistreras.
Medlemskap inte längre kan registreras i föreningen.
Licenser (t.ex. Microsoft365) kan avslutas.
Protokoll från beslut om vilande förening arkiveras centralt.
Till vilken förening medlemmar ska flyttas samt när.

Arkivera dokument och avveckla föreningen (efter 3 år)

Om föreningen inte återupptar verksamheten inom tre år ska distriktet avveckla föreningen.
Reserverade medel överförs till ett intäktskonto enligt distriktets bokföringsprogram (t.ex. BAS 3240 Gåvor).
Arkivera dokument och protokoll ska arkiveras enligt lag hos distriktet och eventuellt kommunarkiv.
Avregistrera hos Skatteverket. Använd blankett SKV 2021 för att avregistrera föreningen hos Skatteverket.
Informera förbundskansliet och lämna in handlingar tillsammans med de protokoll som bekräftar beslutet.

Förbundskansliets ansvar och stöd

Stöd i att återuppväcka verksamheten

Rådgivning till de Distrikt som har föreningar där engagemang eller verksamhet är låg för att öka engagemanget och få igång föreningen igen.
Rådgivning till distriktet så att de i sin tur kan hjälpa föreningarna och arbetsgrupperna att hålla engagemanget uppe.

Mottagande och hantering av beslut och protokoll

Ta emot beslut och mötesprotokoll från distriktet där det fastställs att föreningen blir vilande, att en arbetsgrupp ska utses eller att medlemmar ska flyttas.

Avregistrering och stängning av föreningens digitala närvaro

Stänga ner föreningens hemsida.
Avregistrera i medlemssystemet de förtroendevalda som är kopplade till den vilande föreningen.
Säkerställa att medlemskap inte längre kan registreras i föreningen.

Hantera licenser och övriga avtal

Avsluta licenser (till exempel Microsoft365) och andra tjänster som förbundet ansvarar för och är knutna till föreningens verksamhet.

Koordination av medlemsflytt

Få information från distriktet om vilka medlemmar som ska flyttas till annan förening samt när flytten ska genomföras.
Ta emot beslut och mötesprotokoll från distriktet där det fastställs att föreningen blir vilande, att en arbetsgrupp ska utses eller att medlemmar ska flyttas.
Samarbeta med distriktet för att underlätta och genomföra flytten, exempelvis genom att bistå med utskick och annan administrativ hjälp.