Kassör
Att vara kassör i en organisation är en ansvarsfull och givande roll där du får möjlighet att vara delaktig i den ekonomiska förvaltningen. Det är vår förhoppning att detta ska ge en vägledning och inspiration för en framgångsrik och givande tid som kassör.
Kassören sköter det dagliga arbetet med bokföring och in- och utbetalningar. En annan viktig uppgift är att i förhållande till budget rapportera det ekonomiska läget. En tredje uppgift är att kräva in betalningar och bevaka fordringar. En inventarieförteckning för föreningens fasta egendom såsom kontorsmaskiner, möbler med mera brukar också vara en arbetsuppgift för kassören. Kassören är ofta en av två firmatecknare.
Förvaltning, teckningsrätter, attester
Kassören förvaltar föreningens medel på ett säkert och bra sätt. Har föreningen ett större eget kapital kan detta sättas på ett konto med bättre avkastning och dessutom bindas till att minst två personer i förening ska teckna detta.
Det är bra om det inte blir för opraktiskt och tungjobbat med att för många personer ska underteckna när utbetalningar ska göras. Men man får för den skull inte glömma bort att säkerheten måste garanteras. Lägg därför ner lite tankemöda och planering beträffande olika konton och teckningsrätter så att det hela fungerar bra. En attestordning kan hjälpa till för att skapa kontroll och öka säkerheten.
Attestordning innebär att kassören inte betalar räkningar eller ersättningar utan att en annan person kontrollerat dessa och styrkt dem med sin namnteckning. Det är en självklarhet att man inte attesterar sina egna ersättningar.
Kontantbetalningar
Kontantbetalningar till föreningen bör undvikas. Ibland uppstår de dock ändå. Om en kontantkassa har uppstått vid försäljning, insamling med mera (och inga kvittokopior finns) så ska kassan gemensamt räknas av två personer och ett papper skrivas där man noterar ändamål, summa och undertecknar med sina namnteckningar. Pappret följer med kassan och bokförs som verifikat till pengarna.
Inbetalning och utlägg
Det är av yttersta vikt att alla medlemmar i styrelsen är väl informerade om regler och rutiner gällande utlägg, fakturahantering och hur man på bästa sätt undviker att göra privata utlägg eller ta emot pengar via exempelvis Swish eller inbetalningar till eget konto. Tydlig kommunikation och förståelse för dessa processer säkerställer en smidig ekonomisk hantering.
- Förening/distrikt/riksförening måste stå som mottagare på fakturan. Om fakturan är ställd till någon annan kan den inte betalas av föreningen. Om en privatperson är mottagare av fakturan har den personen betalansvar och kan lämna in fakturan som ett utlägg.
- Förskott endast i undantagsfall
- Felaktiga fakturor nekas betalning
- Inget kvitto, inga pengar
Ordning och reda
Naturligtvis är en god ordning självklar för en kassör. Alla ut- och inbetalningar ska verifieras skriftligt och helst attesteras. Om ersättningar utbetalas för lunch eller middag så ska det på kvittot skrivas upp namnen på de som deltog i måltiden.
Digitala lösningar
Internetbank, bokförningsprogram och Microsoft office365 är digitala lösningar som kan göra kassörens rol enklare. Se över vad just er styrelse behöver för lösning och kom ihåg att även utbilda de som ska använda systemen.
Ett riktigt verifikat
I bokföringen ska det alltid finnas orginalkvitton som verifikat! Av en riktig verifikation ska framgå; när den upprättats, när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp det gäller, vilken motpart det berör, hur många personer som deltog, att det framgår vem i föreningen som svarat för beställningen, att det är attesteras av tredje person.
Årsmöte
Kassören har ansvar för att ekonomin sköts och att budgeten hålls, men observera att det totala ansvaret har hela styrelsen tillsammans. Kassören tillsammans med styrelsen föreslår årsmötet en budget med utgångspunkt från den verksamhetsplan som också föreläggs årsmötet. Inför årsmötet ska bokslutet vara klart. Det är på grundval av bokslutet och verksamhetsberättelse som årsmötet ska bevilja styrelsen ansvarsfrihet.
Årshjul för kassör
Här finns ett årshjul som kassören kan utgå ifrån, lägg till uppgifter eller ändra så att det passar just er verksamhet.