Sekreterare
Som sekreterare i en styrelse arbetar du med dokumentation.
En första tumregel som sekreterare är att skriva så enkelt och tydligt som möjligt. För att kunna återge vad andra säger och vad ni i styrelsen beslutar är det viktigt att du vågar fråga om diskussioner eller beslut på mötet blir otydliga.
Att tänka på när du skriver protokoll
I protokollet ska alltid anges vem som förberett ett ärende och som redogör för det vid sammanträdet.
Alla yrkanden som görs i samband med ett ärende, exempelvis bifall, avslag, fortsatt utredning eller bordläggning ska tas upp av ordförande så att styrelsen får ta ställning till dem. Själva yrkandet och namnet på den som gjort yrkandet ska stå i protokollet.
Besluten är förstås det allra viktigaste i ett protokoll och måste alltid återges korrekt så att det inte råder någon tveksamhet om vad som beslutats. Det ska framgå i protokollet vem eller vilka som ska åtgärda fattade beslut.
Att reservera sig
Styrelseledamöterna är ansvariga inför föreningen för de beslut som de varit med om att fatta. Man kan ta officiellt avstånd från ett majoritetsbeslut genom att reservera sig. Detta måste ske under sammanträdet och det är viktigt att du som sekreterare är lyhörd för vad som sägs och antecknar eventuella reservationer noggrant så att de kommer med i protokollet. Den som reserverar sig har möjlighet att utveckla sina invändningar och förslag skriftligt. Dessa ska i så fall lämnas innan protokollet justeras.
Protokollet fyller många olika funktioner
- Ordning och reda
- Protokollen är det viktigaste hjälpmedlet för styrelsen när det gäller att hålla reda på vad som förekommit vid tidigare sammanträden, vilka frågor som är bordlagda, vilka beslut man fattat och så vidare
- Med hjälp av protokollen kan man bevaka att beslut blir genomförda
- Underlag för revision
- Information till berörda.
- En god regel är att den som berörs av ett beslut också ska informeras ordentligt om vad som beslutats. Du kan göra utdrag ur ett protokoll för att informera berörda personer om den exakta lydelsen i en viss paragraph.
- Ett bra underlag för medlemsblad och hemsida
- Underlag för verksamhetsberättelsen
Brev och andra skrivna handlingar
Inkomna brev eller andra handlingar som ställts till föreningen ska diarieföras eller bifogas i särskild förteckning till styrelseprotokollen. Säkerställ att brev blir besvarade.