Digital signering av årsmötesprotokoll: En vägledning för föreningar och distrikt

Så här funkar det:  Med Digital signering laddar du upp dokument eller protokoll från till exempel din dator och skickar ut dem till elektronisk signatur. För att det ska fungera behöver du ha alla som ska signeras mailadress. Programmet ni valt skickar länkar till de som behöver skriva under, och de kan sedan lägga till sina signaturer. Man behöver endast ha en enhet med internetåtkomst. Både du och undertecknarna kan när som helst visa, ladda ner och skriva ut de färdiga dokumenten 

Så här signerar ni årsmötesprotokoll digitalt: 

1. Välj en pålitlig e-signeringstjänst: Använd en tjänst som uppfyller juridiska krav och erbjuder säker identifiering, exempelvis via BankID. 
2. Ladda upp protokollet: Efter mötet, spara protokollet i PDF-format och ladda upp det till den valda e-signeringstjänsten. 
3. Bjud in undertecknare: Ange e-postadresser till de personer som ska signera dokumentet, såsom mötesordförande och justerare. 
4. Signera dokumentet: Undertecknarna mottar en länk via e-post, identifierar sig med BankID och signerar protokollet elektroniskt. 
5. Arkivera det signerade protokollet: Efter signering sparas dokumentet automatiskt i tjänstens digitala arkiv, men ni måste även sparar det på en säker digital plats som garanterar framtida åtkomst och säkerställer att dokumentet finns kvar. 

Viktigt att notera: 

Digital signering är generellt accepterad inom föreningsverksamhet. Dock kan specifika krav förekomma vid kontakt med banker och myndigheter. Varje förening bör därför undersöka vilka regler som gäller för deras specifika verksamhet. 

Förslag på e-signeringstjänster för Reumatikerförbundets

distrikt, föreningar & riksföreningar