Teams där arbetet sker 

Microsoft Teams är den plats där det dagliga arbetet sker. Här kommunicerar ni med varandra, håller möten och samarbetar kring projekt. När ni delar eller arbetar med dokument i Teams sker det alltid i ett sammanhang, till exempel i en kanal kopplad till ett projekt eller en grupp. 

OneDrive ditt eget arbetsutrymme 

OneDrive fungerar som din personliga lagringsyta. Här kan du arbeta med egna dokument, utkast och material som ännu inte är redo att delas med andra. När du vill kan du enkelt dela vidare dokument från OneDrive, men det är i första hand en plats för ditt eget arbete. 

SharePoint organisationens gemensamma plats 

SharePoint är organisationens gemensamma plats för dokument. Det är här alla filer som delas i Teams faktiskt lagras, tillsammans med andra gemensamma dokument som styrdokument och arkiv. SharePoint kan därför ses som grunden för hela dokumenthanteringen. 

En och samma plats för filer 

En viktig sak att förstå är att Teams och SharePoint alltid visar samma filer och mappar. Det är alltså inte två olika ställen, utan två olika sätt att komma åt samma innehåll. När du öppnar filer i Teams ser du egentligen dokument som ligger i SharePoint, och om du gör en förändring i det ena så syns den direkt i det andra. Det finns bara en version av varje dokument, vilket gör samarbetet enklare och minskar risken för dubbla filer. 

Arbeta direkt i mappstrukturen 

Du öppnar eller skapar dina dokument i Teams eller SharePoint och redigerar dem där. Flera personer kan arbeta i samma dokument samtidigt, vilket gör samarbetet smidigt och sparar tid. 

Undvik att skicka filer 

Det är bra att undvika att skicka dokument via mejl. I stället delar du en länk till dokumentet, så att alla arbetar i samma version. På så sätt slipper ni problem med olika kopior och versioner som inte stämmer överens. Det går också bra att dela en hel mapp via en länk, till exempel samtliga handlingar till ett styrelsemöte.  

Full kontroll med versionshistorik 

Alla dokument har versionshistorik, vilket innebär att ändringar sparas automatiskt och att det alltid går att gå tillbaka till en tidigare version. Det är särskilt värdefullt i sammanhang där det är viktigt att kunna följa beslut och förändringar över tid, till exempel i styrelsearbete. 

Så arbetar styrelsen smidigt 

För styrelser är det en fördel att samla allt arbete i en gemensam yta i Teams eller SharePoint. Där kan ni ha möteshandlingar, protokoll och beslutsunderlag samlade på ett och samma ställe. Genom att arbeta i en gemensam miljö blir det tydligt för alla var information finns och vilken version som gäller. 

Det är också viktigt att säkerställa att rätt personer har tillgång till rätt information. Med hjälp av behörigheter kan ni styra vem som får läsa eller redigera olika dokument. Samtidigt är allt tillgängligt via webben, vilket gör att ni kan nå materialet från dator, mobil eller surfplatta. 

Vanliga misstag att undvika 

Vanliga misstag vid arbete i Microsoft 365 är att inte ha kontroll över var dokument sparas, att skapa flera versioner av samma fil samt att använda OneDrive för gemensamma dokument. För att undvika detta är det bättre att arbeta direkt i Teams och SharePoint genom att skapa dokumentet i rätt mapp från början. På så sätt blir det enklare att hitta dokumentet i efterhand, samtidigt som det underlättar samarbete genom att dela länkar istället för filer. Resultatet blir ett mer strukturerat och effektivt arbetssätt. 

Sammanfattning 

Sammanfattningsvis handlar ett effektivt arbetssätt om att använda Teams för samarbete, SharePoint för gemensamma dokument och OneDrive för eget arbete. Genom att arbeta direkt i webben och i samma dokument skapar ni en tydlig, gemensam och uppdaterad arbetsyta för alla. 

Lycka till! 

Har du ingen egen reumatiker.se adress än? Läs mer om hur du beställer här.