Med god framförhållning och ett bra samarbete skapar vi förutsättningar för ett årsmöte där medlemmarna får möjlighet att vara delaktiga och påverka verksamhetens framtid.

Uppmuntra medlemmarna att lämna motioner

Årsmötet är medlemmarnas möjlighet att påverka föreningens verksamhet och framtid. Informera därför gärna om hur man skriver och lämnar in en motion, vart den ska skickas och vilket datum som gäller. Tydlig information gör det enklare för fler att engagera sig och komma med förslag.

Ge valberedningen goda förutsättningar

Valberedningen har en viktig uppgift inför årsmötet. Ha gärna en tidig dialog om tidsplanen och hur ni kan hjälpas åt att informera medlemmarna om möjligheten att nominera kandidater. Genom att vara ute i god tid får valberedningen bättre möjligheter att kontakta och samtala med personer som är intresserade av ett förtroendeuppdrag.

Planera tillsammans med revisorerna

Ett bra tips är att tidigt göra en tidsplan för arbetet inför årsmötet. Ta kontakt med revisorerna så att ni tillsammans kan planera när de behöver få tillgång till ekonomiska handlingar och verksamhetsberättelse. Det ger goda förutsättningar för granskningen och för att alla handlingar ska bli klara i tid.

Förbered årsmöteshandlingarna i god tid

Inför årsmötet behöver flera handlingar tas fram och göras tillgängliga för medlemmarna eller ombuden.

Det handlar bland annat om verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse, verksamhetsplan och budget. Även inkomna motioner med styrelsens yttranden, styrelsens och valberedningens förslag samt eventuella förslag om arvoden, andra ersättningar och riktlinjer för dessa ska finnas med.

Se gärna över tidsplanen så att handlingarna hinner färdigställas och göras tillgängliga enligt stadgarna. Tänk också på att flera av handlingarna ska vara undertecknade redan inför årsmötet.

Årshandlingar – vad ska skickas in efter årsmötet?

Flera av de handlingar som tas fram inför årsmötet ingår också i de årshandlingar som ska skickas in till distriktet och förbundet efter genomfört årsmöte.

Här är de handlingar som förbundet behöver få in:

    • Verksamhetsberättelse – undertecknad av hela styrelsen.
    • Resultat- och balansräkning för det avslutade året – undertecknade av hela styrelsen.
    • Revisionsberättelse – undertecknad av samtliga revisorer.
    • Årsmötesprotokoll – undertecknat av mötesordförande, sekreterare och justerare.
    • Konstituerande styrelsemötesprotokoll – gäller distrikt och riksföreningar och ska vara undertecknat av ordförande, sekreterare och justerare.

Underskrifterna är en viktig del av dokumentationen och visar bland annat styrelsens gemensamma ansvar för verksamheten och ekonomin.

Tips om digital signering

För att underlätta arbetet kan ni använda digital signering av årshandlingar och protokoll. Vi på förbundet kan hjälpa er med digital signering. Däremot kan vi inte hjälpa till med signering av handlingar som rör firmatecknare eller annan dokumentation som ska lämnas till banken.

Läs mer om årshandlingar, underskrifter och vad som ska skickas in.

Ge den nya styrelsen en bra start

Ett årsmöte kan innebära att nya personer väljs in i styrelsen. Ta gärna tillfället i akt att välkomna dem lite extra och skapa en bra start på deras nya uppdrag.

Planera för en överlämning där nya ledamöter får möjlighet att lära känna verksamheten, ta del av viktiga dokument och ställa frågor. Ett tips är att låta erfarna ledamöter dela med sig av sina kunskaper och erfarenheter.

Förbered också det konstituerande styrelsemötet där uppdrag fördelas och beslut fattas bland annat om firmatecknare. Se även till att uppdatera uppgifterna i medlemsregistret.

En välkomnande introduktion och en bra gemenskap i styrelsen skapar goda förutsättningar för både engagemang och fortsatt styrelsearbete.

Ta hjälp av våra checklistor och mallar

För att göra förberedelserna enklare har vi samlat checklistor och mallar som hjälper er att hålla koll på viktiga datum, årsmöteshandlingar och andra förberedelser. Ett bra stöd för både nya och erfarna förtroendevalda.

Här hittar ni våra mallar och checklistor.

Vi hjälper gärna till

Har ni frågor om årsmötet, handlingarna eller vill bolla något i planeringen? Hör gärna av er till oss på [email protected] eller ring 08-505 805 00, knappval förtroendevald. Vi finns här som stöd.